دليلك لمعرفة كل ما يخص خطاب التوصية

يتطلب القبول في المنح الدراسية تقديم خطاب التوصية الذي يعرض كفاءة المتقدم واستحاقه الحصول على الفرصة، كما نجد أن هذا الخطاب يكون مطلوبًا أيضًا في العديد من الأمور الأخرى كالتقديم على وظيفة جديدة مثلًا، أو في أماكن الإقامة أو غيرهما.

في هذا المقال سنعرض كل ما يخص خطاب التوصية والهدف من كتابته وطريقة الكتابة بطريقة صحيحة، ثم نتطرق إلى أهم النصائح التي تساعد في كتابة خطاب توصية ناجح.

ما هي خطابات التوصية

خطابات التوصية عبارة عن نصوص مكتوبة من قِبل شخص سبق له الإشراف عليك سواء أثناء دراسة أو عمل، ويختلف الكاتب تبعا للغرض من الخطاب، بمعنى أنه في حالة إذا ما كنت تريد التقديم على منحة دراسية بالخارج فإنك ستحتاج إلى خطاب توصية من الدكتور الذي أشرف على دراستك، وتسمى الخطابات حينئذ خطابات توصية أكاديمية.

أما إذا كنت تريد التقديم على وظيفة ما فسيتعين عليك الحصول على توصيات للتوظيف من المديرين السابقين لك أو المشرفين على عملك، وتتضمن تلك الخطابات معلومات عن أدائك الوظيفي السابق، وإنجازاتك في العمل.

هناك أيضًا نوع آخر من تلك الخطابات يسمي توصيات الشخصيات، وهذا النوع يكون ضروري في المواقف التي نحتاج فيها إلى فهم الشخصية كما في حالة السكن (أماكن الإقامة) مثلا.

في تلك الحالة يمكن أن يكتب الخطاب أحد جيران الشخص أو مديره أو غيرهم، ويتم تحديد ذلك تبعا للهيئة التي تحتاج إلى تقديم الخطاب.

رغم اختلاف أنواع خطابات التوصية إلا أن هناك غرض واحد من كتابتها سنعرضه بوضوح في السطور القادمة.

ما الهدف من كتابة خطاب التوصية

يعد خطاب التوصية بمثابة رسالة رسمية تؤكد أنك مؤهل للقبول في الأمر الذي تريد التقديم فيه سواء كان ذلك منحة دراسية أو عمل جديد أو غيرهما؛ وذلك نظرا لكونها تعكس صورة إيجابية عن سلوكيات ومهارات الشخص.

دعني أخبرك أنه يمكن الاستغناء عن خطاب التوصية في بعض الأحيان في حالة التقديم على وظيفة جديدة واستبداله بمكالمة هاتفة مع المدير السابق للتعرف على خبراتك وإنجازاتك في العمل وللتأكد من كونك مؤهلًا حقًا لشغل تلك الوظيفة.

هذا ما يخص توصيات الوظائف، فماذا عن الخطابات المطلوبة للمنح؟ سنتعرف عليها بالتفصيل.

خطابات التوصية للمنح الدراسية

توصيات المنح هي نصوص يقوم بكتابتها أحد المشرفين على دراستك أو تكتبها أنت بنفسك ويراجعها الموصي، وتساعد بشكل كبير في قبولك في المنحة؛ إذ تبرز سلوكياتك الحسنة ومهاراتك ومستواك الدراسي، وتشمل أيضًا إنجازاتك التي قمت بها أثناء دراستك.

خطابات التوصية هنا تعد رسالة قصيرة توضح سبب استحقاقك للمنحة عن غيرك، وبالتالي ستساعدك على الحصول على المنحة عند كتابتها بالطريقة الصحيحة.

ملحوظة: يفضل أن تكتب تلك التوصية باللغة الإنجليزية ولكن يمكن كتابتها بأي لغة شئت.

طريقة كتابة خطاب التوصية

تلعب طريقة كتابة خطابات التوصية دورًا كبيرًا في احتمالية قبول الطلب أو رفضه، وبالتالي لا بد من التأكد من صياغتها بطريقة صحيحة؛ للتمكن من الحصول على الأمر الذي ترغب في التقديم فيه.

في بداية الخطاب تتم كتابة مقدمة بسيطة ومختصرة عن كاتب التوصية وعلاقته بالمتقدم بشكل واضح، وبعدها يتطرق الكاتب إلى عرض نقاط القوة التي يتميز بها المتقدم بشكل منمق.

في الخطوة التالية يبدأ الكاتب في سرد قصة ومواقف شخصية يتم من خلالها توضيح بعض صفات المتقدم المطلوب توافرها لديه وعرضها بطريقة جذابة.

بعد ذلك يكتب الموصي خاتمة خطاب التوصية ويوضح في هذا البند السبب الذي يجعل المتقدم مؤهلا للمرتبة أو الأمر الذي يريد الحصول عليه، وينهي الخطاب بتوقيعه الخاص ومعلومات اتصال يمكن من خلالها التواصل معه؛ إذ تعد بيانات التواصل من الأشياء المهمة الواجب إدراجها في الرسالة.

نصائح لكتابة خطابات توصية ناجحة

كي تتم كتابة خطابات التوصية بطريقة صحيحة تساعد المتقدم على الحصول على الفرصة لا بد وأن يتوافر بها بعض الصفات، ومن أهم النصائح التي تساعد الموصي أو المتقدم على كتابة خطاب توصية ناجح:

التركيز على أهم مؤهلات المتقدم

يجب أن يركز الكاتب على أهم المؤهلات الموجودة عند المتقدم ويعرضها بشكل واضح؛ حتى يتثنى للقارئ إدراك تلك المؤهلات منذ الوهلة الأولى التي يقرأ فيها الخطاب، لكن في حالة عرضها بشكل عشوائي دون الاهتمام بالمؤهلات الأساسية المطلوبة فإن ذلك يعد ضعفًا في خطاب التوصية.

وبالتالي عليك إيضاح مؤهلاتك المتوافقة مع الأمر الذي تريد التقديم فيه وترتيبها قبل طلب خطاب التوصية؛ حتى تسهل على الموصي عرضها بالشكل المطلوب وتزيد من فرصة قبولك.

كتابة الخطاب بأسلوب إيجابي

خطابات التوصية هي نصوص رسمية هدفها عرض مميزات المتقدم كما ذكرنا، وبالتالي لا بد وأن يتضح ذلك في صياغة الخطاب دون تلميح إلى أي نقاط سلبية عند المتقدم؛ لإن ذلك الأمر يقلل من احتمالية الحصول على الفرصة أو القبول بها.

اتباع إرشادات الإرسال

تختلف طرق إرسال الخطاب من هيئة إلى أخرى -وسنعرض تلك الطرق بالتفصيل في هذا المقال، وينبغي على المتقدم أن يتبع الطريقة الإرسال التي تطلبها الهيئة وألا يخالفها؛ حتى يضمن وصولها إلى الجهة المطلوبة ويتيح لنفسه فرصة القبول.

استخدام تنسيق قياسي

يجب أن يكون نص الخطاب مكتوبا بطريقة رسمية ومناسبة للموقف، وأن تحافظ على النبرة الرسمية في الخطاب عن طريق استخدام تنسيق قياسي.

تجنب صيغة المبني للمجهول

استخدام صيغة المبني للمعلوم يزيد من قوة الخطاب، ويجعله واضحًا وسلسًا للقارئ، وأيضًا يجعل الجمل التي يستخدمها الكاتب أكثر إيجازًا، وبالتالي نجد أنه من الأفضل التركيز على الكتابة في صيغة المبني للمعلوم.

تجنب الأخطاء الإملائية

تقلل الكتابة الركيكة والأخطاء الإملائية الموجودة بالخطاب من قوته، وبالتالي فهي تؤثر أيضًا على قرار قبول المتقدم سواء في المنحة أو الوظيفة أو غيرهما.

ومن ثم يجب مراجعة الأخطاء الإملائية بعناية قبل تسليم الخطاب، ويفضل قراءة النص بصوت عالٍ لإدراك أي خطأ موجود بها وإصلاحه.

كتابة الخطاب بطول مناسب

يفضل ألا يقل خطاب التوصية عن صفحة واحدة ولا يزيد عن صفحتين؛ إذ أن الخطاب يبدو ركيكًا في حالة إذا ما كان قصيرًا أكثر من اللازم، وأيضًا في حالة كونه أطول من صفحتين فسيكون غالبا مليئا بمعلومات غير ضرورية، وسيستغرق الأمر وقتا طويلا لقراءته.

عرض تفاصيل الإمكانيات

عرض إمكانيات المتقدم فحسب قد لا يكون كافيًا لإقناع الهيئة أن هذا الشخص يستحق الحصول على الفرصة؛ إذ ينبغي عرض تلك الإمكانيات ومناقشتها بالتفصيل، فمثلا عند ذكر أن الموصي يعتقد قدرة المتقدم على فعل شيء معين لا بد وأن يوضح سبب ذلك الاعتقاد بالتفصيل.

نماذج جاهزة لخطابات التوصية

الاستعانة بنماذج خطابات التوصية القوية تسهل عليك الأمر، وتقلل من فرصة وجود أخطاء بالخطاب، وبالتالي فهي تزيد من فرصة قبولك.

يمكنك استخدام بعض النماذج القوية من هنا.

طريقة إرسال خطاب التوصية

تختلف طريقة إرسال خطابات التوصية من هيئة إلى أخرى؛ فنجد أن بعض الخطابات يتم إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني، والبعض الآخر يمكن أن يتم إرساله في شكل نسخ ورقية، وغير ذلك.

بالتالي لا بد وأن تسأل الهيئة التي تريد تقديمك فيها عن طريقة إرسال الخطاب؛ حتى تتأكد من أن الهيئة ستتمكن من الوصول إلى الخطاب وقراءته بعد تسليمه.

المراجع

3 Types of Recommendation Letters

INSTRUCTIONS FOR THE WRITER OF A RECOMMENDATION LETTER

Personal Recommendation Letter Samples

How to Write a Letter of Recommendation (With Examples)

How to Write a Perfect—and Personalized—Letter of Recommendation